// TOOLS & SENSING
รวมเครื่องมือที่ดีที่สุดไว้ที่เดียว
และสิ่งที่ไม่มีเครื่องมือไหนทำแทนคุณได้
เลื่อนลงเพื่อเริ่ม
// ก่อนเริ่ม
เราชอบรู้เยอะ ชอบเห็นเยอะ เป็นธรรมชาติของคนทำงานที่อยากเก่งขึ้น พอได้ยินว่ามีเครื่องมือจัดกระบวนการเป็นสิบแบบ เราก็อยากเก็บให้ครบ เหมือนสะสมมีดในครัวที่มีไว้ทุกขนาด
บทความนี้จะให้ของครบมือก่อน รวมเครื่องมือที่ดีที่สุดที่กระบวนกรทั่วโลกใช้ จัดหมวดให้เห็นภาพชัด ว่าตัวไหนเกิดมาเพื่ออะไร เหมาะกับสถานการณ์แบบไหน
แต่ขอชวนสังเกตอะไรบางอย่างไประหว่างทางด้วย เพราะพออ่านจบ คุณอาจพบว่าสิ่งที่อยากได้จริงๆ ไม่ได้อยู่ในรายการเครื่องมือเลย
// ภาคหนึ่ง · คลังเครื่องมือ
ลองจำข้อสังเกตนี้ไว้เงียบๆ เครื่องมือทุกตัวเกิดมาเพื่อตอบเจตนาบางอย่างโดยเฉพาะ ไม่ได้เกิดมาเพื่อทุกสถานการณ์ แล้วเดินดูคลังไปด้วยกัน
// แผนที่เครื่องมือ
เครื่องมือสาย awareness อย่าง Circle และ 4D Mapping เป็นได้ทั้งการเปิดและการรวบ ทั้งการเชื่อมความสัมพันธ์และการเห็นระบบ พอจะตรึงลงช่อง มันก็ลื่นออกทุกที รอยรั่วนี้กำลังบอกเราว่า เครื่องมือยิ่งลึก ยิ่งไม่ขึ้นกับเทคนิค แต่ขึ้นกับสิ่งที่อยู่เบื้องหลังมือของคนใช้
// ภาคสอง · การพลิก
ลองสังเกตสิ่งที่เราเพิ่งทำไปด้วยกัน เราจัดเครื่องมือทั้งหมดได้ ก็ต่อเมื่อถามก่อนว่ามันเกิดมาเพื่ออะไร เราเรียงมันตามเจตนา ไม่ใช่ตามกลไก ตั้งแต่หน้าแรกที่ดูเหมือนแคตตาล็อกเครื่องมือ จริงๆ แล้วสิ่งที่นำทางทุกอย่างคือเจตนา ไม่ใช่เครื่องมือ
ลองนึกถึง Retrospective ที่หลายทีมทำทุกสองสัปดาห์ คนเขียน sticky note ใบเดิม สื่อสารต้องดีขึ้น แล้วก็จบ ไม่มีอะไรเปลี่ยน ทีมนั้นใช้เครื่องมือถูกตัว ทำตามขั้นตอนครบ แต่ไม่เกิดอะไรขึ้น ขณะที่อีกทีมหนึ่งใช้ Retrospective ตัวเดียวกันเป๊ะ แล้วมันเปลี่ยนทีมไปเลย
ถ้าเครื่องมือเป็นตัวแปรที่สำคัญที่สุด สองทีมนี้ต้องได้ผลเหมือนกัน แต่มันไม่เหมือน แปลว่าตัวแปรที่แท้จริงอยู่ที่อื่น
เครื่องมือคือภาชนะ มันไม่ได้สร้างน้ำ มันแค่กำหนดรูปทรงให้สิ่งที่อยู่ในนั้น ถ้าไม่มีน้ำ ภาชนะที่สวยที่สุดก็ยังว่างเปล่า แล้วน้ำมาจากไหน มาจากสองสิ่งที่อยู่ต้นน้ำกว่าเครื่องมือทั้งหมด คือเป้าหมาย และกลุ่ม
// เส้นทางที่เรากำลังจะดิ่งลงไป
// ภาคสาม · ก่อนเครื่องมือ คือเป้าหมาย
ฟังดูเหมือนง่าย แค่รู้ว่าประชุมนี้เพื่ออะไร แต่ตรงนี้มีหลุมที่ลึกกว่าที่คิด ส่วนใหญ่แล้วทีมไม่ได้มีเป้าหมายร่วมกันจริง ทั้งที่ทุกคนเชื่อว่ามี เป้าหมายที่พูดออกมาในวาระ มักไม่ใช่เป้าหมายที่ทำให้คนมานั่งในห้องนี้จริงๆ
งานแรกของกระบวนกรหลายครั้ง จึงไม่ใช่การพาไปสู่เป้าหมาย แต่คือการทำให้ทุกคนเห็นพร้อมกันว่า เป้าหมายที่เราคิดว่าตรงกัน จริงๆ แล้วยังไม่ตรง และก่อนเลือกเครื่องมือใด ต้องตอบให้ได้ก่อนว่าวงนี้คือวงแบบไหน
วงนี้คือการตัดสินใจ ที่ต้องการการรวบ หรือการสร้าง alignment ที่ต้องการให้เข้าใจตรงกันก่อนเดินต่อ หรือการเยียวยาความสัมพันธ์ ที่ต้องการการรับฟังก่อนการแก้ หรือการsense-making ร่วมกัน ที่ต้องการการสำรวจมากกว่าคำตอบ
ถ้าหยิบ Design Sprint ซึ่งเป็นเครื่องมือของการตัดสินใจ ไปใช้กับวงที่คนยังเจ็บกันอยู่และต้องการการเยียวยา บรรยากาศจะยิ่งตึง เครื่องมือที่ดีที่สุดในโลกถ้าใช้ผิดเจตนา ก็ทำร้ายห้องได้ เห็นเป้าหมายให้ชัดก่อน เครื่องมือจึงค่อยตามมา นี่คือความหมายแรกของคำว่า เห็น ก่อน แก้
// ภาคสี่ · แล้วก็คือกลุ่ม
เป้าหมายตอบว่าวงนี้เพื่ออะไร กลุ่มตอบว่าตอนนี้คนตรงหน้าอยู่ในสภาวะไหน และสองอย่างนี้ไม่เหมือนกัน
อ่านกลุ่มไม่ใช่แค่ดูว่าใครพูดมากพูดน้อย นั่นเป็นแค่ผิวบนสุด สิ่งที่ต้องอ่านคือสนามพลังงานของห้อง อะไรที่ทุกคนรู้แต่ไม่มีใครพูด ใครมีอำนาจจริงและอำนาจนั้นทำงานยังไงเบื้องหลัง ระดับความปลอดภัยมีแค่ไหน มีหนี้ทางความสัมพันธ์ที่ค้างกันอยู่หรือเปล่า และกลุ่มนี้อยู่ตรงไหนของพัฒนาการตัวเอง
คุณจะเอา World Café ที่ต้องการบรรยากาศเปิดและไหลลื่น ไปใช้กับทีมที่กำลังขัดแย้งกันรุนแรงไม่ได้ เพราะความขัดแย้งที่ยังไม่ถูกรับฟัง จะตามไปป่วนทุกโต๊ะ ทีมแบบนั้นต้องการ Circle ให้คนได้ยินกันก่อน แล้วค่อยเปิดวงสร้างสรรค์ทีหลัง เครื่องมือเดียวกัน กลุ่มต่างสภาวะ ผลลัพธ์ตรงข้ามกันได้เลย
// ภาคห้า · หัวใจที่ชื่อว่า sensing
ถ้าเป้าหมายและกลุ่มคือสองสิ่งที่ต้องอ่าน คำถามต่อไปคือ เราอ่านมันด้วยอะไร คำตอบไม่ใช่เช็กลิสต์ ไม่ใช่แบบสอบถาม แต่คือสิ่งที่กระบวนกรเรียกว่า sensing
sensing คือการรับรู้สิ่งที่อยู่ในห้องจริงๆ ที่อยู่ใต้คำพูด เป็นการรับรู้แบบที่เกิดในร่างกายก่อนจะกลายเป็นความคิดเป็นคำ คุณรู้สึกได้ว่าห้องนี้ตึงทั้งที่ทุกคนยิ้ม รู้สึกได้ว่าคำตอบที่เพิ่งได้ยินยังไม่ใช่คำตอบจริง รู้สึกได้ว่าความเงียบครู่นี้กำลังจะเปิดให้อะไรบางอย่าง ถ้ารีบพูดแทรกตอนนี้จะปิดประตูตรงนี้ทันที
นี่คือจุดที่ศาสตร์กลายเป็นศิลป์ เพราะมันสอนกันเป็นขั้นตอนไม่ได้ทั้งหมด ต้องฝึกผ่านการอยู่ตรงนั้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า และนี่คือประโยคที่อยากให้หยุดอ่านสักครู่
เรา sense กลุ่มได้ลึกเท่าที่เรา sense ตัวเองได้เท่านั้น
ถ้าข้างในเราวุ่น กำลังกังวลว่าจะคุมห้องไม่อยู่ กำลังอยากให้ตัวเองดูเก่ง กำลังกลัวความเงียบ เสียงรบกวนภายในเหล่านั้นจะกลบสัญญาณที่ละเอียดอ่อนของห้องจนหมด เราจะได้ยินแต่เสียงของตัวเอง ไม่ได้ยินเสียงของกลุ่ม สะพานจาก sensing จึงพาเราลงสู่ชั้นที่ลึกที่สุด นั่นคือสภาวะภายในของตัวกระบวนกรเอง
// ภาคหก · สภาวะภายในของกระบวนกร
"ความสำเร็จของการเข้าไปแทรกแซง
ขึ้นอยู่กับสภาวะภายในของผู้ที่เข้าไปแทรกแซง"
BILL O'BRIEN · ที่ OTTO SCHARMER หยิบมาวาง ณ ใจกลาง THEORY U
ประโยคนี้พลิกทุกอย่างกลับหัว เพราะตลอดทั้งบทความ เราพยายามมองออกไปข้างนอก หาเครื่องมือที่ดีกว่า หาเทคนิคอ่านกลุ่มที่แม่นกว่า แต่ตัวแปรที่ลึกที่สุดกลับไม่ได้อยู่ข้างนอกเลย มันอยู่ข้างในตัวคนที่ยืนถือกระบวนการ
สภาวะของกระบวนกรเอง ความ reactive ของเขา agenda ที่ซ่อนอยู่ ความกลัวที่ไม่ได้พูด หรือแม้แต่ความอยากเป็นคนมีประโยชน์ ทุกอย่างบิดสิ่งที่เขารับรู้ และบิดสิ่งที่เขาเลือกจะทำ กระบวนกรที่ภายในยังไม่นิ่ง จะเผลอเลือกเครื่องมือที่ทำให้ตัวเองรู้สึกปลอดภัย มากกว่าเครื่องมือที่ห้องต้องการจริงๆ
เครื่องมือที่ลึกที่สุดจึงไม่ใช่ Circle ไม่ใช่ Design Sprint แต่คือ awareness ของตัวกระบวนกรเอง งานข้างใน คืองาน นี่คือเหตุผลที่กระบวนกรสาย awareness-based ฝึกการรู้ตัวไม่ต่างจากนักดนตรีฝึกสเกล ไม่ใช่เพื่อเอาไปโชว์ แต่เพื่อให้ในวินาทีที่ห้องต้องการ มือจะเคลื่อนจากความนิ่ง ไม่ใช่จากความวุ่น
// ภาคเจ็ด · มิติที่อยากชวนคิดต่อ
// กลับขึ้นสู่ผิวน้ำ
เราเดินทางลงมาด้วยกัน จากคลังเครื่องมือที่เต็มมือ ลงสู่เป้าหมายและกลุ่ม ลึกลงอีกสู่ sensing และสุดท้ายถึงก้นบึ้งที่สภาวะภายในของตัวกระบวนกรเอง ตอนนี้เราพร้อมจะกลับขึ้นมา และมองเครื่องมือทั้งหมดด้วยสายตาใหม่
เครื่องมือไม่ใช่ศัตรู และก็ไม่ใช่คำตอบ มันเป็นเพียงปลายทาง เป็นสิ่งที่หยิบมาใช้ทีหลัง และจะทรงพลังก็ต่อเมื่อมันงอกออกมาจากการเห็นที่ชัด ไม่ใช่จากการอยากใช้
กระบวนกรที่ทำงานในแนวทางนี้ จึงไม่ได้นำด้วยเครื่องมือ แต่นำด้วย sensing และ presence เห็นก่อน แล้วค่อยเลือก ค่อยหยิบเครื่องมือขึ้นมาใช้ในจังหวะที่ใช่ และทำงานเพื่อให้ทีมยืนได้ด้วยตัวเองในที่สุด ไม่ใช่เพื่อให้ทีมต้องพึ่งเขาตลอดไป
และถ้าคุณอ่านมาถึงตรงนี้แล้วรู้สึกว่า สิ่งที่อยากได้จริงๆ ไม่เคยอยู่ในรายการเครื่องมือเลย คุณก็เพิ่งสัมผัสหัวใจของเรื่องนี้ด้วยตัวเองแล้ว เพราะการจัดกระบวนการที่แท้ ไม่ได้เริ่มที่การรู้ว่ามีเครื่องมืออะไรบ้าง แต่เริ่มที่การกลับมาเห็นตัวเอง เห็นกลุ่ม และเห็นว่าตรงหน้านี้ ห้องนี้ ผู้คนเหล่านี้ ต้องการอะไรกันแน่
ที่เหลือ คือแค่การหยิบภาชนะให้ถูกใบ
// เริ่มต้น
ถ้าสิ่งที่อ่านมา resonate กับคุณ ลองดูว่า keen ช่วยอะไรได้บ้าง